Správa dokumentů a řízení procesů

 

Správa elektronických dokumentů (Document Management System) a digitalizace procesů jsou jedním z nejdůležitějších předpokladů efektivní práce firem, včetně státní správy. Hromadění papírových dokumentů a jejích těžká dohledatelnost, nepořádek v emailech, nestrukturované informace rozházené po souborových systémech a lokálních úložištích, časová náročnost a nepružnost při vyřizování, připomínkování a schvalování různých požadavků a mnoho dalších aspektů vede společnosti k využívání pokročilých systémů pro správu dokumentů a řízení procesů.

Uložení, Archivace a Bezpečnost

Uložení obsahu, jeho zabezpečení a případná dlouhodobá důvěryhodná archivace je postavena na robustním a výkonném Document Management Systemu (DMS) - IBM Filenet, který umožňuje sjednotit správu veškerého obsahu a využít informace, které skrývá nestrukturovaný obsah. To vše při zachování nejvyšší možné bezpečnosti a dostupnosti.

Řešení postavená na platformě IBM Filenet jsou vyhlášená možnostmi v oblasti bezpečnosti. Přístup k dokumentům je řízen na několika úrovních, které zahrnují přímou, děděnou, přenesenou nebo výchozí bezpečnost. Dokumenty mohou být fyzicky uloženy v řadě hardwarových úložišť, samotná aplikace IBM FileNet umožňuje data v úložišti šifrovat a všechny síťové přenosy zabezpečit pomocí SSL.

DMS od IBM umožní Vaší společnosti plnit všechny interní i legislativní předpisy spojené s uchováváním informací. Samotné úložiště je certifikováno v rámci ISO 16363:12, jako důvěryhodné digitální úložiště.

Zpřístupnění, Sdílení a Nalezení obsahu

IBM ECM obsahuje webového klienta IBM Content Navigator, který slouží jako jednotný přístupový bod pro celé ECM portfolio. Výhodou IBM Content Navigator je velmi snadná rozšiřitelnost pomocí HTML 5, CSS a JavaScript. Uživatelé pracující mimo kancelář uvítají mobilního klienta, který umožňuje plnohodnotnou práci z tabletů a mobilních telefonů. Obsah musí být přístupný jak koncovým uživatelům, tak dalším systémům, které společně s DMS systémem vytváří Vaši Enterprise Content Management (ECM) strategii

IBM Content Navigator umožňuje uživatelům synchronizovat položky mezi úložištěm a jejich mobilním zařízením nebo počítačem. Při změně dokumentů a složek v kterémkoli místě se nové verze synchronizují do všech zařízení. K dokumentům je možné přistupovat i bez aktivního připojení k úložišti a po obnovení připojení změny synchronizovat.

IBM Filenet společně s uživatelským prostředím IBM Content Navigator umožňuje vyhledávat podle popisných informací (metadat). Druhou možností je fulltext vyhledávání, které podporuje přirozený jazyk a zohledňuje při vyhledávání skloňování nebo časování vyhledávaných slov, což přináší jednodušší zadávaní dotazů a přesnější výsledky vyhledávání.

Editace, Anotace a Anonymizace

Office dokumenty (texty, tabulky a prezentace) uložené v DMS lze pomocí IBM Content Navigator nejenom prohlížet, ale i editovat přímo ve webovém prohlížeči. Editace je umožněna více uživatelům v jednom okamžiku, přičemž každý uživatel online vidí v reálném čase změny, které provádějí uživatelé ostatní.

IBM Content Navigator obsahuje integrovaný webový prohlížeč dokumentů, který podporuje prohlížení a anotaci více než tří set dokumentových formátů. Ve stejném prohlížeči lze zároveň provádět anonymizaci dokumentů „začerňováním“ citlivých nebo osobních údajů.

Digitalizace obchodních procesů

Existuje celá rada procesu, kde neformální nebo rucní zpracování prináší organizaci radu potíží. Velkou obtíží je monitoring a kontrola,pricemž efektivita významne klesá. V takovém prípade prichází Business Process Management (BPM). Prínos BPM nástroju se dlouhodobe
jeví jako správná cesta a úspešné společnosti tohoto trendu plne využívají.

Podpora procesu založená na BPM podporuje predevším rutinní zpracovávaní opakujících se úkolu. Naše řešení si ale poradí i se záležitostí, která potrebuje flexibilitu, individuální prizpůsobení a spolupráci. Umožnuje oprávneným uživatelum spouštet „ad-hoc“ úlohy v jakémkoli kroku
pri zpracování prípadu a poskytuje tím znalostním pracovníkum potrebnou flexibilitu. Tyto úlohy se využívají napríklad pro žádosti o posouzení dokumentu ci poskytnutí dodatecných informací. Velkou predností je zachování úplné auditní stopy pro potrebu prezkoumání prípadu, možnost zasílání emailových notifikací, řízení zastupitelsnosti, mobilní aplikace a další.

Příklady použití

  • Žádanky a nákupní objednávky
  • Zpracování přijatých faktur
  • Zpracování smluv
  • Výběrová řízení
  • Řízená dokumentace
  • Personalistika
  • Řízení zápisu a ůkolů z porad

 

Reference

Potřebujete poradit?

+420 224 313 187
info@legend.cz
Vyplňte formulář a my se s Vámi spojíme