VL Spisová služba

Mnoho organizací se v současné době potýká s problémem narůstajícího počtu jak papírových, ale především elektronických dokumentů, čímž se zvyšuje míra nepřehlednosti a míra rizika spojeného s jejích ztrátou. Náš systém spisové služby zabezpečuje úplnou správu životního cyklu dokumentů a záznamů od vytvoření nebo přijetí do organizace až po skartaci nebo předání Národnímu archivu.

Navrhované řešení vychází z typizovaných modulů a je postaveno tak, aby naplňovalo požadavky organizací státní i komerční sféry. Cílový koncept řešení je tedy jednoduše možné přizpůsobit konkrétním požadavkům zákazníků. Moduly spisové služby využívají Důvěryhodné úložiště dokumentů, postavené na platformě IBM FileNet / Lotus Notes, které zabezpečuje dlouhodobé a garantované uložení dokumentů a jejich metadat včetněřízení přístupových práv uživatelů.

Produkt je modularni

Podatelna
Podatelna slouží k evidenci doručených dokumentů a jejich předání vyřizujícímu útvaru. Provádí se zde veškerá evidence příchozí pošty, a to jak papírových dokumentů, tak i digitálních dokumentů.
Výpravna
Důležitým modulem je také Výpravna, která eviduje výpravu zásilek v papírové podobě a vypravuje jednotlivé písemnosti v elektronické podobě.
Evidence dokumentů
Účelem modulu je podpora zpracování dokumentů a spisů v rámci organizace s možností využití šablon písemností, oběhu a přidělování.
Spisovna
Modul spisovna slouží ke kontrole všech komponent elektronických dokumentů ve výstupním datovém formátu. Modul vybírá dokumenty, které mají být dle nastaveného skartačního režimu v příslušném roce skartovány.
Integrační modul
Jedná se o řídící modul pro příjem písemností. Jeho hlavní úlohou je volání ostatních modulů pro zajištění příjmu, kontroly, rozpoznání a vytěžení příchozích písemností a následné předání dokumentů ke zpracování příslušným útvarům.
Datové schránky
Účelem modulu Datové schránky je zabezpečit komunikaci s informačním systémem datových schránek - ISDS, což představuje příjem doručených datových zpráv a odesílání datových zpráv do ISDS.
E-mail
Podatelna slouží k evidenci doručených dokumentů a jejich předání vyřizujícímu útvaru. Provádí se zde veškerá evidence příchozí pošty, a to jak papírových dokumentů, tak i digitálních dokumentů.
PKI
Účelem PKI modulu (Public Key Infrastructure) je automatická kontrola elektronických podpisů v čase vzhledem k CRL listům poskytovatelů certifikačních autorit a opatření odchozích dokumentů elektronickou značkou a časovým razítkem.
Rozpoznávání
Účelem modulu Rozpoznávání je na základě vyhledání definovaných klíčových slov rozpoznat písemnost.
Vytěžování
Identifikace písemností a vytěžení požadovaného obsahu je nedĺnou součástí modulu Vytěžování. Na automatizované činnosti modulu Vytěžování navazuje verifikace (ověření a případné doplnění/oprava) dat verifikačním pracovníkem, kterou mají na starosti jen oprávnění pracovníci.
Anonymizace
Modul provádí anonymizaci určených textů ve zvolené písemnosti a ukládá anonymizovaný text k dalšímu použití.
Autorizovaná konverze
Autorizovaná konverze předává digitální písemnosti v požadovaném formátu externímu systému (Czech Point) a ukládá výsledky autorizované konverze k písemnosti.
Převod do PDF
Pdf převodník převádí zvolenou písemnost do formátu PDF/A2, PDF/A3. Tento modul může déle automaticky vyvolat modul Elektronické podepisování.
Elektronické podepisování
Účelem modulu je podepsat zvolenou písemnost, která je v požadovaném formátu, elektronickým podpisem přihlášeného uživatele a opatřit tuto písemnost časovým razítkem. Modul umožňuje též opatřit zvolenou písemnost elektronickou pečetí a opatřit ji časovým razítkem.
Interní adresář
Úlohou modulu je definovaní struktur zajišťujících přístupová práva k dokumentům a funkcím navrhovaného systému, která jsou realizována prostřednictvím interního LDAP serveru.
Externí adresář
Externí adresář slouží jako databáze kontaktních údajů odesilatelů a adresátů. Je využíván na všech místech, kde je požadováno zapsání adresy.
Číselníky
Tento modul zabezpečuje správu dat sloužících pro základní činnosti systému (systémové číselníky, které v rámci zavádění nastaví dodavatel), a dat, která budou mít možnost nastavit oprávnění pracovníci zadavatele. Součástí číselníků je možnost definování šablon písemností.
Spisový a skartační plán
Modul zajišťuje správu spisového a skartačního plánu organizace.
Výhody

Výhody produktu

Splňuje veškeré současné legislativní požadavky kladené na výkon spisové služby a je navržen podle principu eIDAS.
Jednotným způsobem spravuje dokumenty v celé organizaci.
Umožňuje přesnější a rychlejší vyřízení dokumentů
Veškerou evidenci, zpracování a oběh dokumentů včetně sledování termínů řídí přímo systém.
Intuitivní uživatelské rozhraní zabezpečí rychlou a snadnou práci s dokumenty.
Náš systém je modulární a roste spolu s organizací.

Reference

Potřebujete poradit?

+420 224 313 187
info@legend.cz
Vyplňte formulář a my se s Vámi spojíme